Pengertian Surat, Tujuan menulis Surat, Syarat-syarat yang perhatikan oleh penulis surat, Fungsi surat, Penggolongan surat, Menurut sifat isinya, Berdasarkan tujuannya, Menurut kegiatan
Pengertian Surat
Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis yang dibuat oleh seseorang atau pejabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri maupun jabatan dalam organisasi.
Surat dalam lingkup administrasi suatu alat komunikasi untuk menyampaikan informasi atau warta secara tertulis dari suatu pihak kepada pihak lain.
Surat menyurat (kores pondensi ) : suatu kegiatan pengendalian arus benda tertulis yang timbul dari adanya suatu pencatatan,laporan atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan,pemberitahuan dan sebagainya
Tujuan menulis Surat
- Menerima atau mendapatkan informasi,penjelasan,tanggapan serta balasan yang disampaikan
- Memberitahu atau menyampaikan informasi serta penjelasan kepada pihak lain
- Memperlancar arus informasi sehingga informasi yang di terima jelas dan tidak salah pengertian
Syarat-syarat yang perhatikan oleh penulis surat
- Memahami prosedur surat menyurat
- Memahami segala permasalahan yang akan ditulis
- Memahami teknik penulisan surat yang baik
- Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat menyurat
- Memahami posisi penulis dan penerima surat
Fungsi surat
- Alat pengingat
- Duta atau wakil dari penulis,pejabat, atau organisasi pengirim surat
- Tanda bukti tertulis yang otentik
- Pedoman
Penggolongan surat
- Kartu pos
- Warkat pos
- Surat bersampul atau surat biasa
- Memorandum (memo)
- Telegram
Menurut sifat isinya
- Surat pribadi
- Surat resmi
- Surat social
- Surat niaga
- Surat dinas
Berdasarkan tujuannya
- Surat perkenalan
- Surat penawaran
- Surat pengiriman barang
- Surat pembayaran
- Surat permintaan
Menurut kegiatan
- Surat intern : surat yang ditunjukan untuk lingkungan organisasi
- Surat ekstern : surat yang ditunjukan keluar lingkungan organisasi atau instansi
Menurut sasaran yang dituju
- Surat biasa : suatu jenis surat yang ditunjukan kepada seseorang atau organisasi tertentu
- Surat Edaran : surat yang ditunjukan kepada orang atau organisasi yang jumlahnya tidak terbatas
Berdasarkan keamanan isinya
- Surat sangat rahasia : surat yang tidak boleh jatuh ke tangan orang lain yang tidak berkepentingan sebab menyangkut keamanan Negara. Surat ini ditandai dengan tulisan “SRHS” atau “SR” dan dimasukkan kedalam 3 sampul surat
- Surat rahasia : surat yang tidak boleh diketahui oleh orang lain karena akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan. Surat ini diberi tanda “RHS” atau “R” dan dimasukan kedalam 2 sampul surat biasa
Berdasarkan proses penyelesaiannya
- Surat sangat segera : surat yang secepatnya perlu diketahui oleh penerima,dijawab atau diselesaikan dan perlu didahulukan dari surat - surat lainnya
- Surat segera : surat yang harus segera disampaikan kepada penerima dan diselesaikan,tetapi tidak mendapat prioritas pertama
- Surat biasa : surat yang tidak harus segera disampaikan kepada penerima dan tidak harus diselesaikan.